Hotel e B&B, stop alle fotocopie dei documenti: ecco cosa dice la legge

Hotel e B&B possono fotocopiare i documenti d’identità? E se lo fanno, come vengono trattate e utilizzate le copie? Tutela i tuoi diritti.

Capita spesso di consegnare il documento d’identità al check-in senza pensarci troppo.

Ma è davvero lecito che una struttura lo fotocopi o lo fotografi? La questione, sollevata da viaggiatori sempre più attenti alla privacy, nasconde risvolti importanti.

Le norme italiane ed europee infatti fissano limiti chiari e stabiliscono diritti che ogni ospite dovrebbe conoscere.

Tra obblighi di legge, regolamenti sulla protezione dei dati e prassi consolidate, emerge una risposta che non lascia spazio a dubbi.

L’identificazione degli ospiti: cosa prevede la legge

Quando si soggiorna in un hotel o in un bed and breakfast, la registrazione dei dati personali è obbligatoria. L’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza stabilisce che le strutture ricettive devono identificare i clienti e trasmettere le loro generalità alla Questura. Questo passaggio è indispensabile per motivi di sicurezza pubblica, ma la normativa è molto precisa: ciò che serve è soltanto la verifica dei dati riportati sul documento e la loro trascrizione.

In altre parole, l’albergatore deve controllare visivamente la carta d’identità o il passaporto e inserire le informazioni necessarie nei registri o nei sistemi elettronici predisposti. Non viene mai menzionata la possibilità di fare fotocopie o fotografie del documento. A confermare questo limite è anche il Garante per la protezione dei dati personali, che più volte ha ribadito come la produzione e la conservazione di copie integrali dei documenti d’identità sia giustificata soltanto se prevista espressamente da una legge.

Perché le copie dei documenti non sono consentite: i diritti dell’ospite

Fotografare o fotocopiare un documento significa trattare una quantità di dati maggiore del necessario, in contrasto con il principio di minimizzazione previsto dal GDPR. Non è quindi un obbligo di legge, ma una prassi errata che rischia di trasformarsi in violazione della privacy. Inoltre, conservare quelle copie, sia su carta che in formato digitale, comporta il rischio di dispersione o uso improprio delle informazioni. L’unica modalità corretta resta dunque la verifica visiva, eventualmente accompagnata dall’inserimento manuale dei dati essenziali nei sistemi di registrazione. Per il check-in online esistono strumenti alternativi, come la conferma tramite e-mail, certificati digitali o il confronto con i dati associati al pagamento elettronico.

Ogni ospite ha il pieno diritto di opporsi alla fotocopia del documento e chiedere che si proceda soltanto con la visione diretta. Se la struttura ha raccolto immagini o copie senza una norma che lo consenta, è tenuta a distruggerle o cancellarle dopo l’invio dei dati obbligatori all’AlloggiatiWeb della Questura. In sintesi, chi viaggia può sentirsi tutelato: consegnare il documento per la sola verifica è sufficiente, mentre copie o fotografie non autorizzate non trovano alcun fondamento legale. Sapere di avere questa garanzia aiuta a vivere l’esperienza di soggiorno con maggiore serenità, certi che la propria privacy non debba finire tra le pagine di una fotocopia.